3장 지메일 ABC

 

2010/10/28 01:24 in 웹+통신 이야기/구글앱스 가이드

이 글은 구글앱스 가이드라는 주제로 연재하고 있는 글입니다. 전체 목차는 다음을 참고하세요. 

창업자: 구글앱스 메일을 쓰려면 따로 공부할 게 있나요?

JJ: 공부랄 것까지야… 우선 창업자님께서는 지메일을 써보셨는지요?


창업자: 지메일 계정은 가지고 있는데 제대로 써본적은 없습니다. 대신 한메일이나 네이버 메일은잘 애용하고 있습니다만… 

JJ: 그러시군요. 우선 웹메일을 사용해보셨다는 부분만으로도 구글앱스의 이메일을 이해하기가 한결 수월합니다. 웹메일을 써본 적이 없는 분들은 모든 메일이 PC에 저장되는 것으로 이해하는 경향이 있기 때문입니다. 즉 아웃룩 같은 메일 프로그램을 통해 로컬 PC에 저장되고 메일 서버에서는 사라지는 형태로 이해하고 계시지요. 


창업자: 아 그정도는 저도 잘 알고 있습니다. 웹메일에서는 모든 메일이 클라우드에 존재한다는 장점 때문에 저도 웹메일을 선호합니다. 웹메일을 쓰면 PC가 바뀌어도 인터넷만 되면 언제든지 메일에 접근할 수 있으니까요. 


JJ: 예 아주 잘 이해하고 계시네요. 그러면 웹메일의 다른 속성은 더 이상 말씀드릴 필요는 없을것 같고… 대신 구글앱스의 이메일이 한메일이나, 네이버메일과 확연히 구분되는 속성들에 대해서만 좀 자세히 설명해보도록 하겠습니다. 이를테면 대화형식 나열, 라벨링 같은 것 말이지요. 


창업자: 대화형식, 라벨링이라 쉽지 않은 용어네요. 


JJ: 아뇨, 용어가 영어로 그렇게 사용되서 그럴뿐이지, 사실 알고보면 매우 간단한 개념입니다. 한한 설명드릴 테니 잘 들어 주시기 바랍니다. 아참, 이번 서비스부터는 첫번쨰 고개에서 등록했던 가상의 회사 thedateiwant.com 대신에, 실제 제가 속한 회사(제너시스템즈)의 화면들을 캡쳐해서 보여드리도록 하겠습니다. 그래야 더 살아있는 데이터로 현장감을 팍팍 느끼실 수 있을테니까요. 대신, 보안이 필요한 사항들은 모자이크 처리할테니, 이해해 주시길….

1. 구글앱스는 대화형식으로 보기가 기본이다.

구글메일(G메일)은 대화형식보기가 기본 표시방식입니다. 대화형식이라고 함은 주고받은 메일들이 하나의 주제아래, 함께 묶여서 표시되는 것을 의미하는데요. 말로 설명하는 것보다 그림으로 보시는 게 좋습니다. 

저는 제가 지메일을 쓰는 이유중에 하나가 바로 이 기능때문입니다. 보통 업무상 메일은 한번 주고 받는 것으로 끝나지 않습니다. 하나의 업무가 완료되기 위해서는 메일이 오고 가며, 의견이 수렴되어 갑니다. 그리고 주고 받은 메일을 빠르게 확인하므로 흐름을 놓치지 않아 생산성도 높아집니다. 

예전에 아웃룩 메일을 사용했을 경우에는 메일이 순차적으로만 들어왔습니다. 먼저 보냈던 메일을 찾으려면, 날짜 같은 것을 기준으로 다시 찾아봐야 했지요. 반면 지메일은 답장이나, 회송등으로 주고받으며 연결된 메일들을 한꺼번에 보여주므로 업무파악에 매우 유용하다고 생각합니다. 

만약 이 기능이 익숙하지 않고, 그래서 이렇게 보는 게 싫다면 어떻할까요? 환경설정에서 이 기능을 중지하면 됩니다. 

2. 라벨링을 사용한다

메일을 쌓이기 시작하면 어떻게 관리하시나요? 10개에서 30개정도라면 몰라도, 메일함에 수백개씩 메일이 쌓이면 말입니다. 아웃룩을 사용하시는 분들은 폴더를 만들기 시작합니다. 

이런 폴더 분류방식은 구분이 A, B, C로 아주 명확할 때 유용합니다만, 실세계에서는 그렇게 구분하기 어려운 경우가 대부분입니다. 

다시말해서, 보안관련 메일인데, 본부장님에게서 온 메일이라면, 해당 메일을 보안폴더에 넣을지 본부장님 폴더에 넣을지 고민하게 되는 것입니다. 사실은 두곳에 다 포함시키고, 나중에 조회할때는 어느쪽이든 들어가서 찾을 수 있게 한다면 그게 가장 좋은 방법일 것입니다. 

바로 그런 접근방식이 지메일의 접근방식입니다. 즉 폴더가 아니라, 각 메일별로 라벨을 붙이는 것입니다. 

(왼쪽 사이트에 각종 라벨들이 붙어 있는 그림)

(라벨에 색상을 붙이는 화면)

Tip! 업무 생산성을 높이기 위해서는 반드시 색상을 지정하시기 바랍니다. 텍스트와 달리 색은 사람들이 무엇인가를 분류하는 데 있어서 매우 효과적인 도구이기 때문입니다.



(지정된 메일을 라벨링하는 방법)

http://blogit.blogkorea.net/37345900/http://dreamgoer.net/274

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